طبق آخرین قوانین موجود فاکتورهای فروش همه تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی باید در سامانه IMED و در بخش حواله‌های توزیع بارگذاری شوند. با این بارگذاری آمار آنها از انبارهای مجازی شرکت‌های تأمین‌کننده و توزیع کننده تجهیزات پزشکی کسر می‌شود. معمولاً تعداد فاکتورها بسیار زیاد است و امکان بارگذاری گروهی فاکتورها بر اساس خروجی اطلاعات سامانه فروش و انبار متقاضی وجود ندارد. ورود اطلاعات توزیع و فاکتورهای فروش به صورت دستی نیز کاری وقت‌گیر بوده و به زمان زیادی نیاز دارد. راه‌حل پیشنهادی استفاده از نرم افزار XML زنجیره توزیع است.
آشنایی با نرم افزار XML زنجیره توزیع برای تولید فایل XML در سامانه IMED
با استفاده از نرم افزار XML زنجیره توزیع میتوان به نیاز بسیاری از شرکت‌ها و توزیع‌کنندگان بزرگ و فعال که متقاضی بارگذاری گروهی فاکتورها هستند؛ پاسخ داد. با استفاده از این نرم افزار فاکتورهای تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی به صورت فایل XML در می‌آیند. این فایل XML فاکتور تجهیزات پزشکی، کسر آمار از انبارهای مجازی شرکت‌های تأمین‌کننده و توزیع کننده تجهیزات پزشکی را انجام می‌دهد. در واقع فایل XML زنجیره توزیع کالای سامانه IMED پروتکلی است که امکان تبادل اطلاعات بین سیستمهای شرکت‌های تأمین‌کننده و توزیع کننده تجهیزات پزشکی و سامانه صدور حواله‌های کالای مشمول ارز در IMED را فراهم می‌کند.
این فایل همه اطلاعات فاکتورها و فروش را در بر دارد و انجام کار را بسیار ساده می‌کند. با استفاده از آن نیازی به وارد کردن دستی اطلاعات فاکتورها و بارگذاری تک تک آنها نیست.
فایل XML تولید شده با نرم افزار XML زنجیره توزیع چه مزایایی دارد؟
مزایای فایل XML تولید شده با نرم افزار XML زنجیره توزیع به شرح زیر است:
- لازم نیست اطلاعات فاکتورها را به صورت چند مرحله‌ای در سامانه IMED وارد کرد.
- نیاز به صرف زمان برای بارگذاری مجدد اطلاعات در سامانه و عبور از مراحل مختلف برای ثبت اطلاعات در سامانه انبار مجازی نیست.
- نیازی به بارگذاری فایل PDF یا تصویر اسناد فروش در سامانه انبار مجازی نمی‌باشد.
- میتوان اطلاعات فروش اقلام توزیعی را به صورت انبوه ثبت نمود.
- امکان استفاده از گزارش معاملات نرم افزارهای حسابداری برای اظهار فروش وجود دارد.
- به دلیل عدم نیاز به وارد کردن دستی اطلاعات در سامانه و بارگذاری همه فاکتورها، در زمان صرفه‌جویی زیادی می شود.
- به‌روزرسانی و کسر آمار انبار مجازی با سرعت زیادی انجام می‌شود.
چه کسانی میتوانند از نرم افزار XML زنجیره توزیع استفاده کنند؟
سه گروه زیر در صورت استفاده از ارز ترجیحی، میتوانند از نرم افزار XML زنجیره توزیع استفاده کنند.
- وارد کنندگان تجهیزات پزشکی
- توزیع کنندگان در پخش
- اصناف در پخش
برای آسان کردن کار این شرکت‌ها، از طرف IMED منوی مجزایی در سامانه Register تعریف شده است و ما آن را اجرا می‌کنیم.
روش ساخت فایل XM L با نرم افزار XML زنجیره توزیع کالا در سامانه IMED
برای ایجاد فایل XML با نرم افزار XML زنجیره توزیع تجهیزات پزشکی، ابتدا باید یک لیست از همه فروش‌ها تهیه کرد. در مرحله بعد باید یکی از گزینه‌های زیر را برای تهیه فایل XML انتخاب نمود:
- انجام کار به صورت برون‌سپاری از طریق شرکت ما
- انجام کار به‌صورت درون سازمانی با تهیه نرم افزار XML زنجیره توزیع
مراحل سفارش فایل XML با استفاده از نرم افزار XML زنجیره توزیع کالا به روش برون‌سپاری
قبل از هر کاری با ما تماس بگیرید؛ تا فرم سفارش برای شما ارسال شود. پس از دانلود فرم سفارش، آن را تکمیل نموده و مراحل زیر را طی کنید:
- ارسال فرم تکمیل‌شده برای ما
- واریز فاکتور ارسالی ما و دانلود فایل XML زنجیره توزیع
- بارگذاری فایل در سامانه رجیستر IMED
نکات مورد نیاز برای پر کردن فرم سفارش
برای ثبت موفق سفارش ساخت فایل XML با نرم افزار XML زنجیره توزیع کالا موارد زیر را هنگام پر کردن فرم رعایت کنید:
- فایل راهنما را با دقت بخوانید.
- هنگام پر کردن فرم می توانید از حروف فارسی و انگلیسی، اعداد و علائم (نقطه، ویرگول، منها، اسلش و بک اسلش) استفاده کنید.
- کاربرگ جدید به فایل اکسل اضافه نکنید و نام کاربرگ های موجود را تغییر ندهید.
- اگر می‌خواهید برای شناسایی کارها و اطلاعات از نام‌گذاری استفاده کنید؛ نام فایل اکسل را تغییر دهید و نام کاربرگ ها را تغییر ندهید.
- در فرم سفارش برای همه ردیف‌ها نوع توزیع را تعیین کنید. منظور از نوع توزیع این است که به چه کسی کالا را فروخته‌اید.
- پس از تعیین نوع توزیع، همه سلول‌هایی را که رنگ آنها تغییر کرده است؛ پر کنید.
- در پایان کار، تغییرات را ذخیره کنید. سپس فایل را در صورت امکان فشرده نموده و برای ما ارسال کنید.
برای ارسال فرم سفارش تکمیل شده، میتوانید با ما تماس بگیرید.
آشنایی با کد منحصر به فرد دریافت‌کننده فاکتور تجهیزات پزشکی
هنگامی که فاکتور فروش را به صورت دستی وارد می‌کنیم و بارگذاری فاکتور فروش در سامانه انبار مجازی را انجام می‌دهیم؛ علاوه بر انتخاب نوع توزیع، باید نام پزشک و مرکز درمانی را نیز وارد کنیم. اداره کل، فایل کد یکتای دریافت‌کننده را تهیه کرده است که در آن به هر یک از مراکز درمانی، دندانپزشکی، داروخانه‌ها و اصناف کل کشور یک کد 8 رقمی اختصاص داده شده است.
هنگام اظهار فروش با فایل XML در برخی از مدل‌های توزیع یا فروش مانند فروش به آزمایشگاه‌ها، مراکز درمانی و غیره، لازم است علاوه بر نام دریافت کننده، کد یکتای آن مرکز را نیز وارد نمایید.
لیست کدینگ مراکز دریافت کننده فاکتور توزیع از طرف IMED به صورت دوره‌ای بروز رسانی می‌شود. شما میتوانید آخرین نسخه این لیست را طریق وب‌سایت پاپیروس پارس مهر دانلود کنید. در این لیست برای مراکز زیر کد منحصر به فرد تعریف شده است:
- آزمایشگاه‌ها
- داروخانه‌ها
- توزیع کنندگان
- اصناف
- مراکز درمانی
- دندانپزشکی و …
مراحل سفارش نرم افزار کدینگ XML زنجیره توزیع کالا برای استفاده درون‌سازمانی
اگر می‌خواهید نرم افزار کدینگ XML را به صورت درون‌سازمانی استفاده کنید؛ کافی است اقدامات زیر را انجام دهید:
- نرم افزار کدینگ xml زنجیره توزیع تجهیزات پزشکی را دانلود کنید( برای دریافت لینک دانلود و راهنمایی‌های مورد نیاز با شماره ۰۲۱۴۴۰۶۱۸۴۱ تماس بگیرید).
- نسخه آزمایشی نرم افزار را نصب کرده و آن را آزمایش کنید.
- برای فعال‌سازی نرم افزار فاکتور دریافتی از سوی ما را پرداخت کنید.
- پس از ورود اطلاعات فاکتورهای فروش مشمول ارز دولتی و پردازش آنها توسط نرم افزار، میتوانید خروجی آن را در قالب فایل XML دریافت کنید.
- فایل XML خود را در سامانه رجیستر IMED بارگذاری کنید.
نرم افزار کدینگ زنجیره توزیع کالا IMED
با استفاده از نرم افزار کدینگ XML زنجیره توزیع تجهیزات پزشکی میتوان فایل XML زنجیره توزیع را از فاکتورهای فروش در دوره‌های ماهانه و فصلی یا دوره‌های دلخواه ایجاد کرده و در سامانه IMED آپلود نمود.
استفاده از نرم افزار XML زنجیره توزیع به صورت درون‌سازمانی سبب افزایش سرعت و کاهش هزینه‌ها می‌شود. همه شرکت‌های تأمین کننده و توزیع کننده تجهیزات پزشکی که مجاز به بارگذاری فایل XML زنجیره توزیع هستند؛ میتوانند به روش درون‌سازمانی یا برون‌سپاری این کار را انجام دهند. مجموعه پاپیروس پارس مهر این خدمت را هم به صورت درون‌سازمانی و هم به صورت برون‌سپاری ارائه می‌دهد.
اطلاعات ورودی مورد نیاز در نرم افزار تولید فایل XM L
برای تولید فایل XMLبا نرم افزار XML زنجیره توزیع به سه گروه اطلاعات مورد نیاز است. این سه گروه عبارت‌اند از:
اطلاعات صادر کننده فاکتور
- کد انبار مجازی ویژه توزیع کننده
- کد GLN ویژه واردکنندگان تجهیزات پزشکی
اطلاعات گیرنده فاکتور
- مشخصات فردی دریافت کننده شامل نام، کد ملی یا شماره پاسپورت
- نوع توزیع
اطلاعات فروش شرکت از جمله
- کد ARC
- شماره ثبت سفارش
- شماره اظهار و سایر موارد مشابه
بعد از وارد کردن همه اطلاعات مورد نیاز در نرم افزار XML زنجیره توزیع کد سازی فایل XML را انجام می‌دهیم. هر یک از خروجی‌های تولید شده در پوشه‌های جداگانه ذخیره می‌گردند.
از اینجا میتوانید نرم افزار کدینگ XML زنجیره توزیع تجهیزات پزشکی را دانلود کنید.
ویژگی‌های نرم افزار کدینگ XML زنجیره توزیع
برخی از ویژگی‌های نرم افزار کدینگ XML زنجیره توزیع به شرح زیر است:
- این نرم افزار بسیار سبک بوده و با سیستمهای عامل و سخت‌افزارهای مختلف سازگاری دارد.
- چند کاربره است.
- به خاطر دارا بودن محیط تعاملی کار با آن ساده است.
- به طور پیش‌فرض ورودی‌ها تعیین شده‌اند.
- به صورت منظم پوشه‌ها و فایل‌های مورد نیاز را ایجاد می‌کند.
- به تعداد ورودی‌ها و اندازه فایل خروجی توجه دارد.
- بر اساس آخرین پروتکل اداره کل تجهیزات بروز رسانی شده است.
برای آشنایی بیشتر میتوانید فایل راهنمای ویدیویی نرم افزار کدینگ XML زنجیره توزیع تجهیزات پزشکی را از ما دریافت کنید.
ضرورت بارگذاری مدارک و اسناد فروش در سامانه انبار مجازی
از طرف مدیر کل تجهیزات و ملزومات پزشکی سازمان غذا و دارو به شرکت‌های تابعه اعلام شد که بررسی و صدور نامه‌های رفع تعهد بانکی مشروط به بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی میباشد.
آقای دکتر سعید رضا شاهمرادی بیان کردند: نظارت بر توزیع تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی (معادل 42000 ریال و 285000 ریال) از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. بنابراین شرکت‌ها باید اسناد فروش خود را در سامانه مجازی بارگذاری نمایند. همه شرکت‌هایی که در سال‌های 1401 و 1402 از ارز ترجیحی نوع 1 یا نوع 2 برای ترخیص و فروش کالای خود استفاده کرده‌اند؛ ملزم به بارگذاری کلیه اسناد فروش خود در این سامانه هستند.
ایشان بیان کردند که در صورت عدم بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی توسط شرکت، باید مابه تفاوت ارزی آن توسط شرکت پرداخت گردد. در ضمن میتوان چنین شرکت‌هایی را به دلیل عدم ثبت فروش در سامانه مورد پیگرد قضایی قرار داد. همچنین کالاهای موجود در انبار واقعی شرکت باید در سامانه فورکست ثبت گردند.
ضرورت بارگذاری اسناد و مدارک فروش در سامانه انبار مجازی و ثبت موجودی انبار واقعی در سامانه فورکست برای کالاهای مشمول ارز ترجیحی نوع یک و نوع دو
نظارت بر زنجیره توزیع تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. همچنین ثبت اسناد فروش این کالاها در سامانه انبار مجازی و ثبت موجودی انبار واقعی در سامانه فورکست بسیار مهم است. بنابراین در راستای ابلاغیه‌های قبلی مجدداً تأکید می‌شود باید همه اسناد فروش خود را در سامانه انبار مجازی بارگذاری کنند و باید کالاهایی را که در انبار واقعی خود دارند در سامانه فورکست اظهار نمایند( به ویژه کالاهایی که از ابتدای سال 1401 با ارز ترجیحی نوع یک ترخیص شده‌اند و کالاهایی که از ابتدای سال 1402 با ارز ترجیحی نوع دو تأمین و ترخیص شده‌اند). موجودی انبارهای مجازی و واقعی و سامانه فورکست باید با هم مطابق باشند.شرکت‌های تأمین‌کننده باید در صورت وجود هرگونه مغایرت در سامانه انبار مجازی، انبار واقعی و سامانه فورکست عواقب و مسئولیت قانونی آن را بپذیرند. در ضمن شرط استفاده از خدمات این اداره کل مانند قرار گرفتن در لیست ارز انجام موارد ذکر شده میباشد.
نکاتی برای ثبت صحیح اطلاعات ترخیص، انبار مجازی و شناسه گذاری در سامانه‌های آنها
- هنگام ثبت اطلاعات در سامانه TTAC به‌ویژه کد IRC، تاریخ انقضا، تعداد کالا و قیمت دقت کنید. شناسه گذاری و قیمت‌گذاری بر اساس این موارد در انبار مجازی انجام می‌شود. در صورت وجود مغایرت، رفع آن فرایندی زمانبر است و در برخی موارد امکان اصلاح وجود ندارد.
- اگر 10 روز از ترخیص کالای پزشکی گذشته است و کد کوتاژ در سامانه انبار مجازی وجود ندارد؛ در سامانه fda.gov.ir در قسمت مشکلات مربوط به انبار مجازی، مشکل را به اداره فناوری اطلاعات تجهیزات پزشکی گزارش کنید.
- اگر نیاز به حذف یا تغییر اظهارنامه گمرکی و بارگذاری دوباره آن دارید؛ برای جلوگیری از مغایرت اطلاعات، قبل از اقدام به حذف از طریق مکاتبات رسمی هماهنگی‌های لازم را با این اداره کل انجام دهید. ضمناً تا پایان این مشکل در سامانه انبار مجازی فاکتور فروشی را ثبت نکنید.
- اگر از طریق بیمه استعلام اصالت کالا انجام شده باشد؛ نمی‌توان کل کالاهای موجود در کوتاژ مربوط به آن را اصلاح نمود.
- اگر فاکتور فروش را در انبار مجازی ثبت کنید؛ دیگر نمی‌توانید کلیه کالاهایی را که در کوتاژ مربوطه هستند؛ اصلاح کنید.
- اگر داده‌های باقی مانده در انبار از جمله تعداد کالا در IRC و سری ساخت در انبار مجازی مغایرت داشته باشند؛ تا دریافت کننده مرجوعی کالاهای مرجوعی را تائید نکند امکان اصلاح وجود ندارد.
پیدا کردن انبارها و کد مکان(GLN) شرکت
برای مشاهده لیست انبارها و GLN ها برای تأمین‌کنندگان تجهیزات پزشکی مراحل زیر را انجام دهید:
- به کارتابل رجیستر شرکت در سامانه IMED وارد شوید.
- بخش XML زنجیره توزیع کالا را انتخاب کنید.
- دریافت لیست آخرین کدینگ نوع و مراکز دریافت کننده فاکتور را انتخاب کنید.
توزیع کنندگان تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی نیز برای مشاهده لیست انبارها باید پس از انجام مرحله یک، در بخش “ثبت سند توزیع” از منوی “توزیع کالای وارداتی/تولیدی” گزینه جستجو را کلیک کنند.
علت پیدا نکردن اطلاعات مورد نیاز در لیست انبارها و GLN ها
علت این مشکل این است که در سامانه TTAC انبار معرفی نشده است. برای رفع این مشکل باید انبار را در سامانه TTAC معرفی کرده و اطلاعات مربوط به آن را اظهار کنید. برای ثبت اطلاعات انبار و جزییات آن میتوانید با شماره ۰۲۱۴۴۰۶۱۸۴۱ تماس گرفته یا از طریق شبکه‌های اجتماعی با ما ارتباط برقرار کنید.
ثبت اطلاعات مرتبط با مالکیت مکان انبار تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی
همه شرکت‌های توزیع کننده تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی موظف هستند اطلاعات انبارهای خود را در سامانه رهگیری، ردیابی و کنترل اصالت کالا یا همان TTAC ثبت نموده و برای دریافت کد GLN طبق راهنمای زیر اقدام کنند. دستورالعمل لزوم ثبت اطلاعات مربوط به مالکیت و مکان کالاهای پزشکی، برای اجرای قانون مبارزه با قاچاق کالا و ارز و پیرو ابلاغیه‌های شماره 664/139191/د مورخ 14/12/1398، شماره 655/44752 مورخ 26/05/1398، شماره 664/56029/د مورخ 31/06/1398 و شماره 664/17728 مورخ 27/02/1399 صادر شده است.راهنمای ثبت اطلاعات مکانی انبارهای تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی
به منظور ثبت اطلاعات مکانی انبار تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی خود، مراحل زیر را دنبال کنید:
- وارد سامانه TTAC شوید.
- با استفاده از آدرس ttac.ir یا با کلیک روی کلمه لینک در ” برای دسترسی به صفحه قبلی سامانه از این لینک استفاده کنید” وارد صفحه قدیمی سامانه شوید.
- روی گزینه ثبت اشخاص حقیقی و حقوقی کلیک کنید.
- با کاربری مدیرعامل وارد شوید. سپس اطلاعات شعب را از منوی سمت راست انتخاب کنید. دکمه افزودن در قسمت دفتر مرکزی را کلیک کرده و اطلاعات انبار خود را در فیلدهای مربوطه ثبت نمایید.
در ضمن شرکت‌های توزیع کننده تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی سراسری و استانی که هنوز ثبت‌نام در سامانه اشخاص حقیقی و حقوقی را انجام نداده‌اند؛ باید ابتدا به عنوان شرکت حقوقی ثبت‌نام کنند. همچنین اصناف تجهیزات پزشکی تا آماده شدن سامانه TTAC برای آنها، میتوانند در سامانه IMED اطلاعات خود را درج کرده و یا بروز کنند.
نکات کاربردی و مهم در مورد فایل XML تولید شده با نرم افزار XML زنجیره توزیع
لازم به ذکر است که در صورت برون‌سپاری تولید فایل XML نرم افزار XML زنجیره توزیع به شرکت پاپیروس پارس مهر و یا خریداری نرم افزار کدینگ XML همه این موارد رعایت خواهد شد. بیان این نکات صرفاً جهت آشنایی خواننده مطلب است.
- علاوه بر ثبت اطلاعات از طریق فرم و بارگذاری فایل اکسل، امکان ارسال فاکتورهای فروش به سامانه انبار مجازی با استفاده از پروتکل XML برای شرکت‌ها و اصناف وجود دارد. شرکت‌ها و اصنافی که مایل به پیاده‌سازی این پروتکل باشند؛ میتوانند آن را پیاده‌سازی کنند. استفاده از این پروتکل برای شرکت‌ها و اصنافی که حجم تراکنش آنها بالا است؛ پیشنهاد می‌گردد.
- تمام شرکت‌ها و اصنافی که مایل به استفاده از این پروتکل هستند؛ میتوانند از منوی زنجیره توزیع کالا(xml)، قسمت دریافت لیست آخرین کدینگ نوع و مراکز دریافت کننده فاکتور، لیست آخرین کدینگ مراکز گیرنده فاکتور را دانلود کنند.
- نیازی به الصاق فاکتور نمی‌باشد.
- هنگام ثبت سند توزیع در کارتابل توزیع کنندگان و اصناف، علاوه بر IRC سری ساخت نیز نشان داده می‌شود. در واقع سند توزیع باید با سری ساخت معتبر ثبت شود.
- تا زمانی که کد GLN برای توزیع کنندگان و اصناف صادر نشده است؛ درج آن اختیاری میباشد.
- اگر نوع توزیع برابر با مطب است؛ باید شماره نظام پزشکی پزشک درج گردد.
- اگرچه نیازی به بارگذاری تصویر فاکتور در سامانه شرکت‌ها و اصناف نیست؛ اما باید فاکتورهای فیزیکی نگهداری شوند تا در صورت لزوم به دانشگاه علوم پزشکی ارائه شوند( شرکت پاپیروس پارس مهر می‌تواند فاکتورهای مورد نیاز شما را با سربرگ و ساختار دلخواه شما، به صورت انبوه تولید کند).
نحوه بارگذاری فایل XML زنجیره توزیع تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی
مراحل بارگذاری فایل XML تولید شده با نرم افزار XML زنجیره توزیع پس از دریافت فایل توسط شرکت پاپیروس پارس مهر انجام می‌شود و به شرح زیر است:
- با اکانت مدیر عامل وارد زیر سامانه رجیستر سایت IMED شوید.
- گزینه (XML) زنجیره توزیع کالا را در زیر منو انتخاب کنید.
- روی گزینه بارگذاری فایل XML کلیک کنید.
- فایل‌های XML مورد نظر خود را انتخاب نمایید.
- برای بارگذاری فایل‌ها در سامانه روی گزینه “بارگذاری فایل XML در سامانه” کلیک کنید.
- در صورت بارگذاری موفقیت آمیز پیامی مشابه زیر به شما نشان داده می‌شود:
“اطلاعات با موفقیت ذخیره شد. کد رهگیری XML09508432 میباشد. از بخش آرشیو و پیگیری میتوانید آخرین وضعیت فایل‌های ارسالی را بررسی کنید.”
نکات مهم در بارگذاری فایل XM L تولید شده با نرم افزار XML زنجیره توزیع
در صورتی که تهیه فایل XML با استفاده از نرم افزار XML زنجیره توزیع را به شرکت پاپیروس پارس مهر سپرده‌اید؛ همه این نکات رعایت می‌شوند. بیان این موارد در ادامه صرفاً جهت اطلاع خواننده مطلب است.
- پس از بارگذاری موفقیت آمیز فایل، یک کد رهگیری به آن فایل تعلق می‌گیرد. در ضمن برای فایل‌ها حداکثر حجم مجاز تعریف شده است. همچنین هر یک از متقاضیان تعداد فایل محدودی را میتوانند در 24 ساعت بارگذاری کنند.
- حجم مجاز برای هر فایل حداکثر 2000 کیلو بایت است.
- در هر روز هر متقاضی می‌تواند تنها 3 فایل XML را بارگذاری کند.
- هر فایل حداکثر می‌تواند شامل 5000 رکورد (Xml tag) باشد.
سایر نکات مهم
هنگام تهیه فایل XML با استفاده از نرم افزار XMLزنجیره توزیع باید به نکات زیر نیز توجه شود:
- فایل XML باید مطابق فایل دستورالعمل ایجاد شود. در ضمن دستورالعمل پیاده‌سازی فایل XML دارای سه نسخه مختلف برای شرکت‌های وارد کننده، توزیع کننده و اصناف میباشد.
- در صورتی که قالب‌بندی فایل XML مطابق دستورالعمل‌ها و صحیح باشد؛ بارگذاری آن انجام می‌شود. در غیر این صورت پیغام خطای مناسب به کاربر نشان داده می‌شود.
- آپلود موفقیت آمیز فایل XML به معنای تائید آن نیست. پس از بارگذاری، فایل‌ها در صف قرار می‌گیرند تا توسط سیستم بررسی شوند.
- با توجه به تعداد فایل‌های بارگذاری شده و حجم آنها، زمان پردازش فایل‌ها ممکن است چند روز طول بکشد. برای اطلاع از کد رهگیری و وضعیت پردازش فایل متقاضیان میتوانند قسمت آرشیو و پیگیری فایل‌های بارگذاری شده را مشاهده کنند.
- کاربران میتوانند در فرم آرشیو راهنمای کامل را دریافت کنند.
- در صورتی که سیستم تشخیص دهد فایل XML فاقد هر نوع خطایی است؛ به صورت سیستمی حواله‌های شرکت ایجاد و ثبت نهایی می‌شود. متقاضیان میتوانند در کارتابل خود و در قسمت لیست سندهای توزیع، این فاکتورها را مانند سایر فاکتورها مشاهده کنند.
مطابق تصویر زیر پس از کلیک روی گزینه “انتخاب فایل” فایل‌های XML را انتخاب کرده و روی بارگذاری فایل XML در سامانه کلیک کنید.
پس از آپلود فایل XML ساخته شده در نرم افزار XML زنجیره توزیع در سامانه رجیستر IMED پیامی مانند تصویر زیر به شما نشان داده می‌شود.
آرشیو فایل‌هایXML توزیع کالای آپلود شده در سامانه رجیستر IMED
لیست همه فایل‌های XML فاکتور فروش تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی که در سامانه بارگذاری شده است؛ در این قسمت قابل مشاهده میباشد. وضعیت فایل‌های بارگذاری شده در ابتدا به صورت در صف پردازش است. پس از انجام پردازش وضعیت آنها به رد یا تائید شده تغییر می‌کند. علت رد شدن یک فایل در قسمت جزییات قابل مشاهده است. قبل از پردازش فایل بارگذاری شده میتوان آن را حذف کرد. در ادامه شرح انواع خطاهای سیستم آورده شده است.
با کلیک گزینه “دریافت خروجی اکسل لیست خطاهای فایل”، اطلاعات زیر نشان داده می‌شود:
- نوع توزیع
- نوع توزیع بر اساس کد وارد اعلام شده
- کدینگ دریافت کننده
- دریافت کننده بر اساس کد اعلام شده
- نام دریافت کننده
- کد ملی/شماره پاسپورت دریافت کننده
- آیا دریافت کننده تبعه است؟
- استان دریافت کننده و غیره
برای مشاهده ویدئو روش تایید فاکتور فروش تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی توسط دندانپزشکان، آزمایشگاه‌ها و کلینیک‌ها با ما تماس بگیرید.
راهنمای فرم آرشیو فایل XML زنجیره توزیع تجهیزات پزشکی
پروتکل XML در انبار مجازی تجهیزات پزشکی امکان تبادل اطلاعات بین شرکت‌های تأمین کننده یا توزیع کننده و سامانه صدور حواله برای کالاهای مشمول ارز را فراهم می‌کند. اداره کل تجهیزات دستورالعمل‌های پیاده‌سازی را برای شرکت‌ها و توزیع کننده‌ها صادر می‌کند. برای هر یک از متقاضیان، تیم فنی با توجه به ساختار نرم افزارهای فروش و انبار آنها، امکان ایجاد فایل XML از خروجی اطلاعات حواله‌ها را فراهم می‌کنند. برای داشتن اطلاعات لازم، تیم فنی شرکت یا توزیع کننده باید جدیدترین دستورالعمل راهنمای XML را مطالعه و بررسی کنند. این سند با فرض این‌که متقاضی فایل XML را تهیه کرده و در سامانه IMED با موفقیت بارگذاری کرده است؛ تنظیم شده است.
متقاضی پس از ورود به سایت اداره کل تجهیزات و لاگین در درگاه رجیستر، گزینه آرشیو و پیگیری فایل‌های بارگذاری شده را از منوی زنجیره توزیع کالا انتخاب می‌کند:
همان‌طور که قبلاً گفته شد پس از بارگذاری فایل XML تولید شده با نرم افزار XML زنجیره توزیع در سامانه IMED، به هر یک از فایل‌های متقاضی یک کد رهگیری تخصیص داده می‌شود. در این قسمت همه فایل‌هایی را که متقاضی بارگذاری کرده است؛ قابل مشاهده می‌باشند. در آرشیو کد رهگیری، تاریخ بارگذاری و آخرین وضعیت فایل قابل مشاهده است.
به فایل‌ها پس از بارگذاری وضعیت “آپلود اولیه فایل XML توسط شرکت” اختصاص داده می‌شود و منتظر پردازش هستند. پس از پردازش در ستون آخرین وضعیت، نتیجه به صورت رد یا تائید نشان داده می‌شود.
متقاضی می‌تواند تا قبل از انجام پردازش، فایل XML زنجیره توزیع بارگذاری شده را حذف کند. فایل‌های آپلود شده توسط شرکت‌های توزیع کننده و تأمین کننده با توجه به تاریخ و ساعت آپلود آنها در سامانه در صف پردازش قرار می‌گیرند. فایل ممکن است چند روز کاری در صف انتظار پردازش بماند. البته تلاش‌هایی برای کاهش زمان انتظار در حال انجام است.
با کلیک گزینه “مشاهده جزییات” در فرم آرشیو و پیگیری فایل‌ها، سامانه اطلاعات موجود در فایل XML زنجیره توزیع بارگذاری شده توسط شرکت را با توجه به کدینگ موجود در فایل به صورت قابل فهم نشان می‌دهد. هر یک از تگ‌های فایل XML اطلاعات یک رکورد از لیست را نشان می‌دهد. اگر فایل پس از پردازش سامانه دارای وضعیت رد شود؛ در ستون ” نتیجه اعتبارسنجی رکورد” کلمه رد درج می‌شود. همچنین در ستون “شرح خطا/خطای یافت شده” علت رد شدن فایل نشان داده می‌شود.
حتی اگر یکی از عناصر فایل XML تولید شده با نرم افزار XML زنجیره توزیع نامعتبر باشد؛ کل فایل رد می‌شود. در این حالت شرکت باید خطا را رفع کرده و فایل را دوباره در سامانه بارگذاری کند تا در صف پردازش قرار بگیرد. ممکن است عناصر لیست دارای یک یا چند خطا باشند؛ در ستون شرح خطا/خطای یافته شده این موارد نشان داده می‌شوند.
جدول راهنمای خطاهای فایل XML زنجیره توزیع
در قسمت آرشیو و پیگیری فایل‌های بارگذاری شده در نرم افزار XML زنجیره توزیع با استفاده از گزینه (XML) زنجیره توزیع کالا میتوان از تائید یا رد شدن فایل بارگذاری شده مطلع شد. اگر فایل رد شده باشد؛ میتوان در قسمت “شرح خطا/خطای یافته شده” علت رد شدن آن را مشاهده نمود. شما باید پس از اصلاح و رفع خطا، فایل XML را مجدداً برای ما ارسال کنید تا کد سازی آن را دوباره انجام دهیم. برای اطلاع از دلایل وقوع خطا جدول راهنما و شرح انواع خطا را مشاهده کنید.
سوالات متداول
چرا در بلک لیست IMED قرار می‌گیریم؟
به دلیل کسر نشدن از آمار انبار مجازی، ثبت نکردن فاکتورهای فروش به صورت دستی یا عدم اظهار توزیع یا همان فاکتور فروش توسط فایل XML
منظور از فایل XM L زنجیره توزیع چیست؟
فایل XML زنجیره توزیع فایلی است که با استفاده از نرم افزار XML زنجیره توزیع ساخته می شود. این فایل امکان ارسال یکجا و پرسرعت اطلاعات همه فاکتورهای فروش تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی در سامانه IMED وجود دارد. پس از آپلود این فایل آمار انبار مجازی شرکت بروز رسانی می‌شود.
چگونه می توان با نرم افزار XM L زنجیره توزیع فایل XM L را ایجاد کرد؟
برای ساخت فایل XML با استفاده از نرم افزار XML زنجیره توزیع میتوان از روش‌های برون‌سپاری یا درون سازمانی استفاده کرد. در روش برون‌سپاری، باید فرم سفارش تأمین کننده یا توزیع کننده دریافتی از ما را تکمیل و ارسال کنید. پس از واریز هزینه فایل xml قابل بارگذاری در سامانه IMED را برای شما ارسال می‌کنیم. شما باید این فایل را در سامانه رجیستر بارگذاری کنید. برای اعلام نتیجه بارگذاری باید حداقل 3 روز منتظر بمانید. در صورت تائید فایل ،کسر از آمار انبار مجازی به صورت یکباره انجام می‌شود.
برای تولید فایل XM L با نرم افزار XML زنجیره توزیع چقدر باید هزینه کنیم؟
هزینه تولید فایل XML با نرم افزار XML زنجیره توزیع به عوامل مختلفی از جمله موارد زیر بستگی دارد: • تعداد ردیف‌های سفارش • وجود ایراداتی در فرم و نیاز به اصلاح آنها
چگونه می‌توانیم نرم افزار کدینگ زنجیره توزیع را سفارش دهیم؟
بعد از واریز هزینه، لینک دانلود نرم افزار XML زنجیره توزیع برای شما ارسال می‌گردد. پس از نصب آن، نرم‌افزار برای شما فعال شده و آموزش‌های لازم به شما ارائه می‌گردد.
آیا نرم افزار XML زنجیره توزیع دارای قفل سخت افزاری میباشد؟
خیر، قفل سخت افزاری برای این نرم افزار طراحی نشده است.
آیا میتوان به صورت اقساطی نرم افزار XM L زنجیره توزیع را خریداری نمود؟
بله، هزینه نرم افزار XML زنجیره توزیع را میتوانید در 3 قسط پرداخت کنید. این نرم افزار پس از واریز هر قسط تا سررسید قسط بعدی فعال میباشد.
آیا میتوان نرم افزارXM L زنجیره توزیع را روی چند سیستم نصب نمود؟
بله، چندین کاربر یک سازمان میتوانند نرم افزار را روی سیستمهای خود نصب کنند.
آیا به جز استفاده از فایل XM L روش دیگری برای کسر از انبار مجازی وجود دارد؟
بله میتوان اطلاعات را به صورت دستی وارد کرده و فاکتورها را بارگذاری نمود؛ اما این روش بسیار زمانبر است.
آیا میتوان با استفاده از یک نرم افزار XML زنجیره توزیع برای چند شرکت کد سازی را انجام داد؟
بله، در صورتی که هر یک از آنها هزینه نرم افزار را پرداخت کنند؛ میتوانند از یک نرم افزار XML زنجیره توزیع استفاده نمایند. به عنوان مثال میتوان تبدیل فاکتور فروش به فایل XML را برای سه شرکت جداگانه با استفاده از یک نرم افزار انجام داد اما هر سه شرکت باید به صورت جداگانه هزینه نرم افزار را پرداخت کنند.
